Chủ homestay vừa dọn phòng, vừa lo nhận phòng, vừa là người trả lời tin nhắn khách lúc nửa đêm. Swich gom Zalo, Facebook, Instagram, WhatsApp và web chat vào một hộp thư; khi khách muốn ở, trợ lý tra phòng trống, tạo đặt chỗ và gửi QR cọc ngay trong hội thoại đó.
Swich không đồng bộ OTA (Booking.com, Airbnb) — phòng, lịch đặt chỗ và cọc nằm trong Swich.
Những vấn đề homestay & nhà nghỉ gặp phải khi quản lý chat khách hàng thủ công
Dọn phòng, giặt là và đón khách diễn ra cùng lúc nên tin nhắn nằm chờ hàng giờ
Hội thoại nào cũng hỏi lại: cách trung tâm bao xa, mấy giờ nhận phòng, có chỗ gửi xe máy không, mật khẩu wifi là gì
Khách quốc tế nhắn WhatsApp hoặc Instagram vào giờ cả nhà đã ngủ
Cao điểm lễ, Tết tin nhắn dồn dập, khách phải chờ là khách đặt chỗ khác
Không phải đẩy khách sang form khác: câu trả lời, phòng trống, đặt chỗ và tiền cọc nằm trong đúng khung chat khách đang nhắn.
Khách hỏi còn phòng không và giá bao nhiêu, trên đúng kênh họ đang dùng.
Khi bật quyền xử lý đặt chỗ, trợ lý tra phòng còn trống và báo đúng giá bạn đã nạp — không tự đặt ra mức giảm giá.
Đặt chỗ được tạo kèm ngày và số khách; phòng bị giữ trong lúc chờ cọc để khách khác không đặt trùng.
Hệ thống gửi QR chuyển khoản (SePay hoặc CAS) kèm mã cọc riêng cho từng đặt chỗ, ngay trong khung chat.
Khách chuyển khoản đúng mã, giao dịch được đối soát và đặt chỗ chuyển sang đã xác nhận. Giao dịch lệch mã hoặc lệch tiền thì nằm ở trạng thái chờ bạn kiểm tra tay. Cọc quá hạn không tới thì đặt chỗ hết hạn và phòng được nhả ra.
Những lúc như thế này là lúc câu trả lời đến muộn, hoặc không đến
Tin nhắn hỏi 1 giờ sáng mới tới thì có nhận phòng được không và có chỗ để xe máy qua đêm không. Trợ lý AI trả lời theo chính sách nhận phòng và nội quy mà chủ nhà đã nạp, ghi chú lại ngay trên hội thoại. Sáng hôm sau chủ nhà đọc lại lúc ăn sáng thay vì bị gọi dậy lúc nửa đêm, và biết tối nay có khách tới muộn.
Khách hỏi cuối tuần này còn phòng không và hai đêm giá bao nhiêu. Trợ lý trả lời theo bảng giá chủ nhà đã nạp, nói rõ phần đã bao gồm, rồi xin số điện thoại để chủ nhà xác nhận. Khi khách muốn giữ phòng, hội thoại được chuyển sang kèm ngày và số khách đã có sẵn — không phải hỏi lại những gì khách vừa nói.
Khách nói muốn đặt lại đúng phòng lần trước, vào tháng sau. Khi Zalo cá nhân được kết nối với Swich, hội thoại nằm trong hộp thư chung của homestay, nên tuần đó ai đang phụ — chủ nhà, người nhà hay bạn làm thời vụ — cũng thấy. Không có tin nhắn nào kẹt trong điện thoại của một người, và homestay còn lưu lại ai đã hỏi gì.
Mỗi tính năng của Swich được thiết kế để giải quyết một vấn đề cụ thể cho homestay & nhà nghỉ
Homestay thường dùng nhiều kênh hơn phần lớn doanh nghiệp nhỏ: khách Việt nhắn Zalo, khách quốc tế nhắn WhatsApp hoặc Instagram, khách hỏi gấp trên fanpage Facebook, và website của chính căn nhà. Swich phủ cả sáu kênh, để khách không phải đoán nên nhắn ở đâu.
Zalo OA
Nơi khách Việt hỏi ngày và giá. Phù hợp làm kênh chính cho khách nội địa.
Zalo cá nhân
Khách quen nhắn trực tiếp chủ nhà. Kết nối để hội thoại vẫn hiện với người đang trực.
Messenger
Fanpage thường là nơi khách xem ảnh đánh giá đầu tiên; trả lời câu hỏi ngày ngay trong khung chat đó.
Kênh mặc định của khách quốc tế. Câu hỏi về nhận phòng, đường đi và nội quy được trả lời cả khi cả nhà đã ngủ.
Nơi ảnh làm việc bán hàng. Khách vừa lưu bài viết sẽ hỏi phòng trống trong tin nhắn riêng.
Web chat
Với homestay có website riêng: khách hỏi ngay trên trang và hội thoại về cùng một hộp thư.
* Ví dụ mô phỏng dựa trên mô hình kinh doanh thực tế
Hãy hình dung một homestay bốn phòng do một chủ nhà và một bạn làm thời vụ vận hành. Khách đến từ fanpage, từ Zalo và từ WhatsApp. Chủ nhà ghi lại những gì khách hỏi trong một tuần — đường từ bến xe, có kèm ăn sáng không, gửi xe máy ở đâu, mấy giờ đóng cổng — rồi nạp những câu trả lời đó một lần. Sau khi kết nối các kênh, câu hỏi thường ngày được trả lời trong vài giây trên đúng ứng dụng khách đã chọn, còn chủ nhà mở Swich giữa các việc dọn dẹp và chỉ thấy những hội thoại cần mình quyết: một phòng cần giữ, một câu hỏi giá, một phàn nàn về tiếng ồn. Bạn phụ việc cũng trả lời được vì hộp thư dùng chung, và ngày trả phòng không còn kết thúc bằng một chiếc điện thoại đầy tin nhắn chưa trả lời.
Không. Swich không kết nối OTA hay channel manager, nên đặt chỗ đến từ Booking.com hay Airbnb phải nhập vào Swich thì lịch phòng mới đủ. Phần trong Swich thì có: phòng, tồn phòng theo ngày, giữ chỗ và lịch đặt chỗ. Trợ lý chỉ xác nhận khi lịch còn phòng trống.
Trợ lý trả lời những gì nằm trong thông tin bạn đã nạp, phần còn lại nằm nguyên trong hộp thư cho buổi sáng kèm câu hỏi gốc của khách. Bạn quyết định trợ lý được trả lời những chủ đề nào.
Trợ lý trả lời dựa trên tài liệu bạn nạp, nên hãy nạp bản tiếng Anh của nội quy, chỉ đường và bảng giá. Chủ đề nào chưa có tài liệu tiếng Anh thì nên chuyển cho người thật thay vì để trợ lý tự diễn giải.
Một phần. Swich thay được phần đặt chỗ, cọc và hộp thư: phòng, lịch đặt chỗ, giữ chỗ, QR cọc và đối soát chuyển khoản đều nằm trong Swich, ngay cạnh hội thoại của khách. Phần kế toán, hóa đơn và đồng bộ OTA/channel manager thì vẫn ở phần mềm khác.
Các gói hiện hành nằm ở trang bảng giá, kèm cách tính tin nhắn AI. Bạn có thể bắt đầu bằng gói miễn phí với tối đa 3 kênh.
Hướng dẫn thiết lập đúng những kênh và trợ lý ở trang này:
Kết nối Zalo, Facebook và WhatsApp, nạp nội quy của nhà, để trợ lý nhận những câu hỏi lặp lại.