Lễ tân đang thu tiền ở quầy thì tin nhắn Zalo OA và Messenger vẫn đổ về, còn bệnh nhân thường nhắn sau giờ đóng cửa. Swich gom Zalo OA, Zalo cá nhân, Messenger, Instagram và web chat vào một hộp thư, để trợ lý AI trả lời những câu phòng khám đã có sẵn tài liệu — và chuyển câu hỏi chuyên môn cho bác sĩ kèm nguyên cuộc hội thoại.
Những vấn đề nha khoa gặp phải khi quản lý chat khách hàng thủ công
Bệnh nhân nhắn ngoài giờ, cuối tuần, hoặc đúng lúc lễ tân đang phục vụ khách tại quầy
Vài câu hỏi lặp lại mỗi ngày: giá niềng, trồng implant mất bao lâu, chủ nhật có bác sĩ trực không, chụp X-quang bao lâu
Bệnh nhân nhắn Zalo cá nhân của lễ tân hoặc bác sĩ vì không muốn để lại thông tin ở bình luận công khai
Điều trị nha khoa là khoản chi lớn nên khách thường hỏi nhiều nơi trước khi quyết — phòng khám trả lời chậm thường bị loại trước
Những lúc như thế này là lúc câu trả lời đến muộn, hoặc không đến
Tin nhắn là: niềng trong suốt giá bao nhiêu, có trả góp không, đeo trong bao lâu. Phòng khám đã đóng cửa. Trợ lý AI trả lời theo bảng giá và chính sách trả góp mà phòng khám đã nạp, hỏi thêm tình trạng răng và mời khách để lại số điện thoại. 8:00 sáng hôm sau, lễ tân mở hộp thư thấy hội thoại đã tóm tắt sẵn, đủ thông tin để chốt lịch khám tư vấn.
Khách nhắn rằng răng vẫn ê sau khi trám ba ngày. Trợ lý AI trả lời theo hướng dẫn chăm sóc sau trám mà phòng khám đã duyệt và hỏi mức độ ê. Khi câu hỏi bước sang phần chuyên môn — dùng thuốc giảm đau hay cần mài chỉnh lại miếng trám — hội thoại được chuyển cho bác sĩ đã điều trị, kèm lần khám trước và nguyên văn câu hỏi của khách.
Khách xin lịch cạo vôi và hỏi tháng này có khuyến mãi không. Khi Zalo cá nhân được kết nối, hội thoại nằm trong hộp thư chung của phòng khám thay vì trong điện thoại của một nhân viên. Lễ tân nghỉ phép hay đổi ca thì người trực vẫn tiếp được mạch hội thoại — và phòng khám không mất danh sách khách khi nhân sự thay đổi.
Mỗi tính năng của Swich được thiết kế để giải quyết một vấn đề cụ thể cho nha khoa
Phòng khám nha khoa ở Việt Nam nhận tin nhắn chủ yếu ở ba nơi: Zalo OA, Zalo cá nhân của lễ tân hoặc bác sĩ, và Messenger của fanpage. Instagram và web chat quan trọng hơn nếu phòng khám chạy quảng cáo dịch vụ thẩm mỹ hoặc đã có website riêng.
Zalo OA
Kênh chính cho câu hỏi giá và xin lịch hẹn. Ưu tiên kênh này trước: phần lớn bệnh nhân đã quan tâm Zalo OA của phòng khám.
Zalo cá nhân
Khách quen nhắn trực tiếp lễ tân hoặc bác sĩ. Kết nối Zalo cá nhân giữ các hội thoại đó trong hộp thư của phòng khám thay vì trong điện thoại của một nhân viên.
Messenger
Fanpage là nơi khách xem ảnh trước và sau điều trị rồi hỏi giá ngay trong khung chat. AI trả lời được ngay tại đó.
Đáng ưu tiên nếu phòng khám quảng cáo dịch vụ thẩm mỹ tới khách trẻ; AI trả lời tin nhắn Instagram giống như trên Messenger.
Web chat
Khách vào website tra bảng giá có thể hỏi ngay tại chỗ — hội thoại về cùng một hộp thư.
* Ví dụ mô phỏng dựa trên mô hình kinh doanh thực tế
Hãy hình dung một phòng khám ba ghế với một lễ tân và hai bác sĩ. Tin nhắn đến suốt ngày trên Zalo OA, Messenger của fanpage và Zalo cá nhân của lễ tân. Phòng khám nạp bảng giá, mô tả dịch vụ và hướng dẫn chăm sóc sau điều trị vào Swich rồi kết nối các kênh đó. Từ đó, mọi câu hỏi về giá, giờ mở cửa và chăm sóc sau điều trị đều được trả lời trong vài giây, mỗi bệnh nhân một mạch hội thoại. Lễ tân bắt đầu buổi sáng bằng việc đọc những hội thoại đã có sẵn tên, số điện thoại và nhu cầu cụ thể, rồi dành cả ngày cho khách đang nằm ghế thay vì gõ lại cùng một bảng giá trên ba ứng dụng. Câu hỏi về chẩn đoán, về cơn đau hay về chi phí được chuyển sang kèm ngữ cảnh, nên bác sĩ mở ra là thấy hội thoại đã được sàng lọc.
Không. Swich xử lý hội thoại khách hàng đa kênh và trả lời tự động. Hồ sơ bệnh án, phim X-quang và sổ lịch hẹn vẫn nằm trong phần mềm nha khoa của bạn. Swich không có tích hợp sẵn với các hệ thống đó.
Không. AI thu thập thông tin, trả lời câu hỏi và chuyển hội thoại cho lễ tân; lễ tân vẫn là người chốt lịch trên hệ thống của phòng khám. Điều thay đổi là hội thoại đến tay lễ tân đã có sẵn số điện thoại và dịch vụ khách muốn.
Trợ lý trả lời dựa trên tài liệu bạn nạp. Câu hỏi nằm ngoài tài liệu sẽ được chuyển cho người thật thay vì đoán, và bạn đọc lại được toàn bộ hội thoại để biết chỗ nào trợ lý chưa chắc.
Được. Zalo OA, Zalo cá nhân và Messenger là đủ để bắt đầu. Web chat chỉ cần khi bạn đã có website để gắn vào.
Các gói hiện hành và cách tính tin nhắn AI theo mức dùng nằm ở trang bảng giá. Gói miễn phí cho phép phòng khám thử trên một kênh trước khi trả phí.
Hướng dẫn thiết lập đúng những kênh và trợ lý ở trang này:
Kết nối Zalo OA và fanpage trong vài phút, nạp bảng giá, trợ lý bắt đầu trả lời.